E_felado_jegyzek_fejlec

WEBEFJ A MAGYAR POSTA SAJÁT FEJLESZTÉSŰ, WEB-ALAPÚ EFJ ELŐÁLLÍTÓ ALKALMAZÁSA

A WEBEFJ a postai adminisztrációk teljes körű kezelését támogatja: az elektronikus feladójegyzék előállítást és a feladáshoz szükséges nyomtatványok kitöltését is.

 

MIÉRT ÉRDEMES A POSTA ÁLTAL FEJLESZTETT WEBEFJ-T HASZNÁLNIA?

  • Mindig naprakész, megbízható
  • Megkönnyíti a tömeges levélfeladásokkal járó feladatokat, hiszen kiváltja a papíralapú feladójegyzék használatát
  • Kezeli a díjhiteles és a bérmentesítő géppel történő feladást
  • Mindig a hatályos Műszaki specifikációnak megfelelő elektronikus feladójegyzéket készíti el
  • Nem kell külön bevizsgáltatnia az elkészített adatállományt
  • Könyvelt és közönséges levelek esetében is alkalmas a bontott címadatok megadására
  • Egy kattintással beküldhető az elkészített feladójegyzék a postai fogadó rendszerbe
  • Ingyenes
  • Számos kényelmi funkcióval rendelkezik:
         o szoftverbe épített adatbázis támogatja a pontos címzést (utca, házszám szintű adatokkal)
         o a beépített címzéstámogatással ellenőrizhető a címek helyessége
         o segíti a leggyakrabban használt méretű borítékok és etikettek címzésének kinyomtatását
         o a belföldi és nemzetközi tértivevény nyomtatása – akár leporellós, akár vágott formátumban is – biztosított.

A WEBEFJ használati feltételei

EFJ_process

1. E-SZOLGÁLTATÁSOK ÁLTALÁNOS SZERZŐDÉSI FELTÉTELEI (TOVÁBBIAKBAN: E-ÁSZF)

  • Az alkalmazás igénybevételi és felhasználási feltételeit ÁSZF szinten kezeljük, így a WEBEFJ alkalmazás használata üzleti partnereink számára szerződéskötés nélkül, de előzetes regisztrációval vehető igénybe.
  • A cégadatok és felhatalmazotti adatok megadására az e-ÁSZF egyik melléklete, az Adatbekérő lap szolgál, melynek kitöltésével és elektronikus úton történő visszaküldésével egyidejűleg Ön elfogadja az elektronikus szolgáltatásokra vonatkozó általános szerződési feltételeinket.

2. IGÉNYBEJELENTÉS

  • Az Adatbekérő lapon a céges regisztrációhoz és a felhasználók céghez történő összerendeléséhez szükséges adatokat kérjük feltüntetni. Meglévő ÉnPostám regisztrációval rendelkező magánszemélyek is megadhatóak felhasználóként.
  • A kitöltött Adatbekérő lapot elektronikus úton a kwradmin@posta.hu e-mail-címen várjuk vissza.

3. ÉNPOSTÁM REGISZTRÁCIÓ

  • Regisztrációs folyamatunk kétlépcsős:
          o első lépésként a céget regisztráljuk rendszereinkben,
          o második lépésként azokat a felhasználókat, akiket WEBEFJ alkalmazás használatára a cég képviselője felhatalmazott.
  • A regisztrációról/regisztráció megtörténtéről egy aktiváló linken kapnak tájékoztatást, így egy egyszeri bejelentkezéssel azonnal aktiválható az alkalmazást használó személyek regisztrációja.

4. WEBEFJ HASZNÁLAT

  • A WEBEFJ alkalmazás regisztrált felhasználónk számára honlapunkon keresztül bárhonnan, bármikor, ingyenes elérhető.

Elektronikus feladójegyzék alkalmazáshoz kapcsolódó videók

GYAKRAN ISMÉTELT KÉRDÉSEK

Általános kérdések

1. Az ÉnPostám felületen belül hol érhetem el a WEBEFJ alkalmazást?

A WEBEFJ alkalmazás az ÉnPostám felületen a Postai szolgáltatások fülön érhető el díjhiteles szerződéssel rendelkező, vagy bérmentesítő gépet használó ügyfeleink részére, az Elektronikus feladójegyzék-készítő rendszer csempén lévő Megnyitás gombra kattintva.

2. Hova fordulhatok, ha rendkívüli rendszerhibát észlelek?

A +36 1/767-8272-es telefonszámon tudja jelezni, a 3. menüpont (Call Center) kiválasztásával, vagy e-mailen a webefj_bejelentes@posta.hu címen.

3. Meddig őrzi meg az alkalmazás a nyitott feladójegyzékemet?

A rendszer 10 munkanap inaktív állapot után törli a nyitott feladójegyzékeket. A törlésig hátralevő munkanapok számáról a program felugró ablakban küld figyelmeztetést.

4. Beléphet-e a WEBEFJ alkalmazásba egyszerre több felhasználó is ugyanahhoz amegállapodásazonosítóhoz?

Több felhasználó is beléphet ugyanahhoz a megállapodásazonosítóhoz, de egy jegyzéket egy felhasználó tud előállítani. Az elkészített jegyzékek összemásolására az alkalmazás lehetőséget ad.

5. Több felhasználó által előállított jegyzékből tudok-e egy összesített jegyzéket készíteni?

Igen, a nyitott státuszú jegyzékek esetében a jegyzékek kijelölésével és a Kijelölések összevonása gomb megnyomásával a nyitott jegyzékek összevonhatóak.

6. Új jegyzék megnyitásakor minden esetben szükséges az alapadatokat rögzítenem?

A megfelelő megállapodás-azonosító kiválasztása után az azonosítóhoz tartozó feladói adatokat automatikusan kitölti a rendszer, de minden esetben javasolt az adatok helyességének ellenőrzése.

7. Kettő megállapodásazonosítóm is van, az egyik Szeged 1 postára szól, a másik Szeged Logisztikai Üzembe. Véletlenül a Szegedi Logisztikai Üzemre rögzítettem a küldeményeket, és a jegyzéket is lezártam, elküldtem. Fel tudom adni a küldeményeket Szeged 1 postán?

Nem, a küldeményeket minden esetben a helyes megállapodás azonosítóra kell rögzíteni, ezután adhatóak fel a küldemények. (Viszont könyvelt küldemény(ek) esetén új küldemény-azonosító(k) felhelyezése szükséges.)

8. Rossz e-mail-címet állítottam be a feladónál és most nem kapom meg a feladásról szóló e-mailt. Mi a teendő?

Kérjük, jelezze a felvevő postán, hogy rossz e-mail címet állított be, illetve a feladóhelyen kérdezze meg, hogy beérkezett-e a jegyzék! A megfelelő e-mail-cím beállítása érdekében pedig kérjük, vegye fel a kapcsolatot postai személyes kapcsolattartójával.

9. Jelenleg is használok postázó programot. Ez kompatibilis a WEBEFJ-vel?

Nem, a rendszerek közötti áthidalásra kérjük, használja a WEBEFJ felületről letölthető mintaállományokat: Címzetti adatok feltöltése alatt Letölthető mintaállományok.

10. Miért kéri a gépi feldolgozásra alkalmas küldemények feladásakor az alkalmazás a bevizsgálási jegyzőkönyv engedélyszámát?

A gépi feldolgozásra alkalmas küldemények feladási feltétele az előzetes bevizsgálás és megfelelőségi jegyzőkönyv megléte.

11. Milyen méretű etikett nyomtatható a rendszerből?

Három méretezés közül választhat:

  • A/4-es 3 hasábos (70*37 mm)
  • A/4-es 2 hasábos (106*37 mm)
  • A/4-es 1 hasábos (120*48 mm)

12. Meddig őrzi meg az alkalmazás a lezárt feladójegyzékeket?

A lezárt feladójegyzékek 90 nap után automatikusan törlődnek az alkalmazásból. Ez idő alatt van lehetőség azok mentésére.

Adatbetöltéshez kapcsolódó kérdések

1. Van lehetőségem címzetti adatokat tömegesen betölteni a rendszerbe?

1. Igen, van lehetőség külső adatállomány importálására. A rendszer négyféle formátum használatát teszi lehetővé: xls; xlsx; csv; xml.Egy állomány importálása során 500 címzetti adat rögzíthető, így a betölthető adatállomány is 500 sort tartalmazhat.

2. Van már címadatom Excelben, hogyan vihetem fel a felületre?

Használja a címzett adatok feltöltése funkciót a jegyzék jobb felső sarkában!

3. Címzetti adatok importálása után a megjelenő címadatok nem helyesek. Miért van ez?

A program a postai Országos Egységes Címadatbázis és Címmenedzsment rendszer alapján ellenőrzi a címadatokat. Az adatbázisban nem szereplő címadatokat hibásnak jeleníti meg. Javasoljuk a címzéstámogatás használatát, vagy az adatok ismételt ellenőrizését, javítását.

4. A programban rögzített címzetti adatokat tárolja a rendszer?

Igen, egy már korábban berögzített címzett adatai pontosan 90 napig állnak rendelkezésre az alkalmazásban.

Küldeményazonosítót érintő kérdések

1. Ha a borítékra való küldeményazonosító nyomtatást választom (intervallumos), kitől tudok azonosító tartományt kérni?

Azonosító-tartományt a Webefj_bejelentes@posta.hu e-mail-címen lehet igényelni. A küldeményazonosító első négy számjegye ugyanis ebben az esetben 1740 lesz. Ezt a speciális irányítószámot csak a WEBEFJ szoftver használja.

2. Van 500 darab küldeményazonosítóm. Egyszerre rögzítsem be ezeket?

Mindig annyit rögzítsen be, mint amennyire adott napon, egy jegyzék elkészítéséhez éppen szüksége van.

3. Jegyzékkészítéskor elfelejtettem „igen”-re állítani a „Küldeményazonosító nyomtatása borítékra” opciót, viszont borítékra szerettem volna nyomtatni a küldeményazonosítókat és így is zártam le a feladójegyzéket (rendelkezem intervallumos azonosítókkal). Mi az eljárás ilyen esetben?

A jegyzéket újra kell rögzíteni a helyes beállításokkal. A már berögzített etikettes küldeményazonosítókat (tekercs) a továbbiakban a WEBEFJ alkalmazásban már nem tudja felhasználni.

4. Mi az a CDV-szám?

A vonalkódos postai azonosítók matematikai módszerrel képzett CDV-ellenőrzőszámot tartalmaznak, amely egy erre a célra specifikált algoritmussal képezhető le. A Magyar Posta programjai a CDV-szám által ellenőrzik az azonosító érvényességét, mivel egy adott számsorhoz csak egyetlen egy egyjegyű CDV-szám tartozhat. A CDV-szám a postai azonosítókon az utolsó, elkülönítve feltüntetett számjegy.

5. Mikor kell használnom a Küldeményazonosító-kalkulátort (CDV-számolót)?

Ha Ön nyomdai azonosítót igényelt, a tekercs burkolatán nincs feltüntetve a CDV-azonosító. Kizárólag a tekercs felbontását követően láthatja azt a fizikailag felragasztható példányokon. Ahhoz, hogy egy teljes 500 darabos intervallum is berögzíthető legyen a tekercs felbontása és letekerése nélkül, a CDV-számoló használatával egyszerűen megtudhatja az utolsó azonosítószám egyjegyű CDV-számát. A CDV-számoló abban az esetben is használható, ha Ön intervallumos azonosítótartományt igényelt, de nem kívánja berögzíteni a teljes tartományt.

6. Hogyan kell használnom a CDV-számolót?

A hivatkozott Excel alapú számoló program (CDV-kalkulátor.xlsx) első három mezőjében a fejlécben megadott utasítások alapján kell beírnia az első azonosítót, amivel dolgozni szeretne. A negyedik mezőbe azt rögzítheti, hogy hány darab azonosítót szeretne egyidejűleg felhasználni. A program az ötödik, és a hatodik cellába beírja a kezdő-, valamint a záró azonosítószámot, immáron az egyjegyű CDV-számmal kiegészítve.

7. Hol találom a CDV számolót?

A Kapcsolódó tájékoztatók között, vagy ide kattintva is eléri.

Rögzítéssel kapcsolatos kérdések

1. Véletlenül 10 db közönséges küldemény helyett 1000-et rögzítettem, és lezártam a feladójegyzéket. Hogyan tudom javítani?

Kérjük, jelezze a felvevő részére, hogy milyen megállapodás-azonosítóra rögzítette a jegyzéket, illetve a küldemények darabszámát! Ha van a jegyzékben könyvelt küldemény (pl.: ajánlott levél), akkor a küldeményazonosító alapján is le tudja hívni munkatársunk a jegyzéket.

2. Nem tudom kiválasztani azt a többletszolgáltatást, amit a küldeményhez szeretnék rendelni. Miért?

Az adott küldeménytípusnál (nemzetközi irányba, adott országban) a rendszer csak azon többletszolgáltatásokat jeleníti meg, amelyek igénybe vehetők.

3. A tértivevény nyomtatvány visszaküldéséhez a feladói adatoktól eltérő címet szeretnék megadni. Megtehetem?

Igen, az alkalmazás lehetővé teszi, hogy a tértivevény nyomtatványt a feladói adatoktól eltérő címre kérje vissza.  Az alkalmazásban az új feladójegyzék készítése pontban az erre vonatkozó kérdésénél az „Igen” mező kiválasztását követően tudja megadni a pontos visszaküldési címet.

4. Közelebbi címadatként csak a helyrajzi szám áll rendelkezésre. Hogyan rögzíthetem?

A helyrajzi számot a „Házszám” mezőbe kell rögzíteni Hrsz.: kezdéssel és utána lehet a többi részt (számot) begépelni.

5. A rögzítés végén bezártam a böngészőt, újbóli bejelentkezéskor nem találtam a jegyzékemet, amit korábban rögzítettem. Vissza tudom hívni valahogyan az elvesztett adatokat?

A munkafolyamatot, rögzítést úgy kell végigvinni, hogy menet közben a nyitott jegyzékek oldalra kell visszalépni és nem a böngészőt bezárni a rögzítés végén. Ellenkező esetben, az addig berögzített adatok elvesznek és csak a böngésző újranyitásával és ismételt ÉnPostám belépéssel kezdhető meg újra a rögzítés.

A feladójegyzék zárása során felmerülő kérdések

1. Feladójegyzék zárásánál azt a jelzést kaptam, hogy hibás a feladó címe. Mit tegyek?

Nyissa vissza a feladójegyzéket és ismételten ellenőrizze le a feladói cím adatokat, és ha szükséges az alábbi kötelező mezőket rögzítse be újra (a rögzítést címtámogatás segíti):

  • irányítószám, település, utca, házszám, vagy
  • irányítószám, település, postafiók.

Érdemes utána alapértelmezett módon végrehajtani a mentést.

2. Nem könyvelt küldeményként rögzítettem be a könyvelt küldeményeket, majd lezártam a feladójegyzéket. Mit tegyek? Van lehetőség ezt javítani?

A lezárt jegyzék adatait egy új, nyitott jegyzékbe tudja másolni, amelybe a megfelelő módosításokat megteheti, azaz a küldeményazonosítókat berögzítheti.

3. Szerkeszthető egy lezárt feladójegyzék?

Lezárt, postai rendszerbe beküldött feladójegyzék módosítására a rendszer nem ad lehetőséget. Azonban egy lezárt jegyzékben szereplő adatok – ha erre van szükség – egy új, Nyitott jegyzékbe másolhatóak és szerkeszthetőek.

4. Informatikai probléma miatt egy lezárt feladójegyzéket nem sikerült beküldenem a postai rendszerbe. Mit tegyek?

A lezárt feladójegyzéket, amelyiknek továbbításakor informatikai probléma jelentkezett (pl.: internet elérési korlátozás miatt nem került beküldésre), lehetőség van xml formátumban menteni és továbbítani az efeladas@posta.hu postafiókra, vagy pdf-ként letölteni és papíralapú feladójegyzékként alkalmazni. A letöltés gomb a lezárt jegyzék adatainak jobb szélén lévő nyílra kattintva érhető el.

5. Véletlenül kitöröltem a feladójegyzék befogadásról szóló Központi Értesítés e-mailt. Hogyan tudom igazolni a postán, hogy van feladójegyzékem?

Jelezze a felvevő részére, hogy milyen megállapodás-azonosítóra rögzítette a jegyzéket, illetve a küldemények darabszámát. Ha van a jegyzékben könyvelt küldemény (pl.: ajánlott), akkor a küldeményazonosító alapján is le tudja hívni a postai munkatárs a jegyzéket.

6. Téves többletszolgáltatásokkal zártam le a jegyzéket, és elküldtem. Mit tegyek?

A módosításokat a felvevő postán szükséges a felvevő munkatársunknak jelezni.